KNV Clearing Centre

So funktioniert das KNV Clearing Centre

 

Kommunikation
Über das KNV Clearing Centre können Sie kostengünstig und schnell Daten elektronisch mit Ihren Kunden und Lieferanten austauschen. KNV bietet Ihnen dafür die Kommunikationsplattform und die nötigen Formatkonvertierungen. Daten können per E-Mail oder FTP über das Internet oder mit dem bewährten X.400 Dienst übertragen werden, der zum Beispiel von der Deutschen Telekom unter dem Namen Business Mail 400 angeboten wird.
Der günstigste und einfachste Weg ist die Übertragung über den FTP-Server von KNV. Dieser Server steht Ihnen und Ihren Kunden zur Verfügung, um Ihre Daten über das Internet kostengünstig und sicher zur weiteren Verarbeitung bereitzustellen. Dabei erhält jeder Geschäftspartner auf dem Server seine eigenen "in- und out-Verzeichnisse". Das in-Verzeichnis dient zur Übertragung von Daten an KNV, im out-Verzeichnis stellen wir für Sie die Daten verschiedener Absender zum Download bereit.

 

Konvertierungen
Das KNV Clearing Centre konvertiert für Sie Daten nach den gängigen EDI-Standards. Gegenwärtig sind die Nachrichtentypen des EDIFACT Subsets EANCOM, Version D.96.A und D.01B im Einsatz, gemäß den Empfehlungen von EDItEUR und der AG PRO des Börsenvereins. EDItEUR ist die internationale Dachorganisation für Standards im Buchhandel und Bibliothekswesen (http://www.editeur.org).

 

An Sie adressierte Nachrichten, z.B. eine EDI-Bestellung, werden in Ihr Inhouse-Format konvertiert, also in das Format, das Ihr System einlesen und verarbeiten kann. Nachrichten, die Sie versenden möchten, stellt Ihr System in einem für die jeweilige Nachricht definierten Inhouse-Format zur Verfügung. Im Clearing Centre wird daraus die von Ihrem Geschäftspartner gewünschte EANCOM-Nachricht erzeugt und an den Adressaten geschickt.

 

Nachrichtentypen
Zur Zeit sind im Clearing Centre folgende EANCOM-Nachrichtentypen im Einsatz:

 

  • ORDERS - Bestellung
  • ORDRSP - Auftragsbestätigung
  • INVOIC -  Rechnung oder Sammelrechnung und Gutschrift
  • DESADV - Lieferavis

 

Andere Nachrichtentypen können bei Bedarf ebenfalls vorbereitet werden. Sprechen Sie uns an, wir machen Ihnen gerne ein Angebot. Weitere EANCOM-Nachrichten sind beispielsweise:

 

  • PRICAT - Preisliste/Katalog
  • QUOTES - Angebot
  • RECADV - Empfangsmeldung
  • SLSRPT - Verkaufsdatenbericht
  • REMADV - Zahlungsavis 

 

Das Clearing Centre konvertiert auch Nachrichten anderer EDI-Standards wie beispielsweise des amerikanischen ANSI X12. Diese speziellen Konvertierungen werden als Projekt von uns erstellt und nach Aufwand abgerechnet.

 

Das inzwischen veraltete BWA-Format, das der Betriebswirtschaftliche Ausschuss des Börsenvereins früher empfohlen hat, steht mit einigen Einschränkungen für elektronische Lieferscheine (ELS) ebenfalls zur Verfügung. Einige Verlage können selber ELS erzeugen und Ihnen über KNV zuleiten, bei anderen wird im Clearing Centre die EDI-Rechnung unter Verlust einiger Datenfelder und des kompletten Summenteils der Rechnung in einen BWA-Lieferschein konvertiert.

 

Die Arbeitsweise des KNV Clearing Centre
Damit Sie mit einem Geschäftspartner Daten auf elektronischem Weg über das KNV Clearing Centre austauschen können, müssen beide, Sie und Ihr Geschäftpartner, dort registriert sein. Wir müssen wissen, welche Nachrichtentypen zwischen Ihnen und Ihrem Geschäftspartner zum Einsatz kommen sollen.

 

  • Registrierung im System
    Für Sie und jeden Ihrer Geschäftspartner müssen im System die E-Mail-Adressen oder FTP-Verzeichnisse angelegt sein. Ferner muss in der Datenbank eingetragen sein, welche Nachrichtentypen Sie mit Ihren Partnern austauschen werden und wie diese konvertiert werden müssen. Jede neue Geschäftsbeziehung, jeder Kunde, der Ihnen erstmals beispielsweise EDI-Bestellungen schicken möchte, muss also zunächst im System registriert werden, bevor Daten ausgetauscht werden können.

  • Adressprüfung - zu Ihrer Sicherheit
    Wenn eine Nachricht - zum Beispiel eine Bestellung - im Clearing Centre ankommt, wird zunächst der Absender ermittelt. Dabei werden Kommunikationsweg und Absender-Adresse überprüft. Ist die Adresse dem System unbekannt, wird die Nachricht nicht weiter verarbeitet, sondern der Administrator bei KNV informiert. Dieser wird dann, gegebenenfalls nach Rücksprache mit Ihnen, die Adresse nachtragen und die Nachricht manuell zur Verarbeitung freigeben. Dieses Verfahren ist Teil des Sicherheitssystems des KNV Clearing Centre. So wird sichergestellt, dass Sie nur Daten mit Geschäftspartnern austauschen können, die Ihnen bekannt sind, dass die Daten auch tatsächlich von Ihren Geschäftspartnern kommen und dass Sie nur solche Nachrichten erhalten, die Ihr System auch verarbeiten kann.

  • Scannen der Nachrichten
    Ist die Adresse dem System bekannt, wird die empfangene Nachricht gescannt, um Absender und Empfänger sowie den Nachrichtentyp zu ermitteln. In der Regel geschieht das anhand der GLN (Globale Lokationsnummer) sowie der Typ-Bezeichnung, die in den Nachrichten an festgelegten Stellen stehen. Das Ergebnis des Scannens wird gegen die Informationen geprüft, die in der Datenbank hinterlegt sind. Hier ist auch festgehalten, wie mit einer zulässigen Nachricht verfahren wird. Die Nachricht wird nun entsprechend dieser Regeln konvertiert und dem Empfänger übermittelt.
     
  • Laufnummern-(ICR-)Prüfung bzw. -Generierung
    Wenn der Absender von EDI-Nachrichten diese je Empfänger fortlaufend nummeriert (ICR - Interchange Control Reference), kann diese Nummer beim Empfang der Nachricht geprüft werden. Dies ist eine zusätzliche Kontrolle, die sicherstellt, dass alle an Sie adressierten Nachrichten eines Geschäftspartners lückenlos übermittelt wurden. Bei fehlenden Nachrichten wird die Verarbeitung aller weiteren Nachrichten dieses Partners gestoppt, und der Administrator des Clearing Centre bei KNV erhält eine Meldung. Er wird nach sorgfältiger Prüfung die Nachrichten zur Verarbeitung freigeben. Bei Nachrichten, die wir für Sie in EANCOM konvertieren und verschicken, kann das System selbstständig eine ICR generieren. So kann Ihr Geschäftspartner beim Empfang ebenfalls die Lückenlosigkeit der Datenübertragung kontrollieren.

  • KNV "Inhouse"-Formate
    Zwischen dem KNV Clearing Centre und Ihrem System werden die Daten in einem vereinbarten Format, dem sogenannten Inhouse-Format, ausgetauscht. Für die wichtigsten Nachrichtentypen hat KNV derartige Formate entwickelt. Darin sind alle Inhalte, die in den entsprechenden EANCOM Nachrichten vorkommen können, enthalten. Mit Hilfe dieser Formate können die Daten in ein Warenwirtschaftssystem eingelesen oder daraus übergeben werden. Bei Bedarf fordern Sie bitte Beschreibungen der Inhouse-Formate beim KNV Clearing Centre an.

 

GLN und SAN
Anhand der Globalen Lokationsnummer GLN (früher Internationale Lokationnummer ILN) kann in EDI-Nachrichten eine Adresse weltweit eindeutig identifiziert werden.

 

  • Der Börsenverein des deutschen Buchhandels hat für alle Buchhändler mit Verkehrsnummer GLNs besorgt, die im „Adressbuch für den deutschsprachigen Buchhandel“ verzeichnet sind.
  • Verlage und andere Firmen erhalten ihre GLN in Deutschland von GS1 Germany in Köln (http://www.gs1-germany.de).

 

 

Beim Datenaustausch mit Verlagen und Barsortimenten in Großbritannien wird die Standard-Adress-Nummer (SAN) verwendet, die KNV für alle Kunden beschafft, die unser Bestell-Clearing für Bestellungen an Gardners Books oder via Teleordering an britische Verlage nutzen.